Vendas e Logística…é possível existir sinergia entre as duas áreas?

Por Bruno Fernandes*

Ao ler a pergunta você automaticamente deve ter respondido que sim. E você não está errado, visto que esse é o desejo de todas as organizações. Acontece é que eu já estive dos dois lados e posso garantir que existe internamente um certo desconforto de quem está no front em ambas as situações.

A alguns anos atrás o cenário entre a área de Vendas e Logística era de departamentos separados, qual cada um atuava isoladamente, porém, com o tempo as empresas começaram a enxergar a necessidade da sinergia entre as áreas, visto que elas se completam e dependem uma da outra para gerar lucratividade para o negócio, sendo que o lucro depende de dois tipos de fatores, aumento de vendas e redução de custos e essa sinergia é necessária para que isso aconteça, pois a venda só termina com o produto entregue ao destino final.

O que acontece na prática é que diversas dificuldades são enfrentadas pelas áreas no dia a dia e se você atua em uma das áreas, com certeza irá se identificar com algum dos pontos abaixo:

Dificuldades da Logística:

·      Problemas com sazonalidade de venda e aumento do volume apenas na última semana sem alinhamento, gerando impacto na mão de obra e veículos para atender demanda acima do escopo;

·      Tudo vira prioridade, necessidade de “burlar” processos para atender uma demanda que não foi previamente alinhado;

·      Pedidos realizados sem o cliente estar ciente, gerando retorno e desentendimentos no ponto de venda e impactando a logística;

·      Pedidos fora de rota que geram deslocamentos desnecessários e possível atraso nas entregas;

·      Dificuldade no atendimento, quando se refere a dúvidas e ligações;

·      Não envolvimento em mudanças de roteiro e definições junto aos clientes que afetam a entrega;

·      Negociações sem alinhamento entre as áreas que geram retrabalho;

·      Pedido errado, esse não preciso nem comentar o impacto que gera, né?

Dificuldade de Vendas:

·      Falta de comunicação com a área da logística;

·      Falta de alinhamento de prazos que não foram atendidos por atraso na entrega ou quebra de veículo;

·      Visibilidade de problemas sistêmicos e fiscais com pedidos não faturados;

·      Entregador gerando retorno para não se deslocar à alguma localidade;

·      Mudança de roteiro sem alinhamento, atrasando as entregas;

·      Produto entregue em localidade errada;

·      Produto com avaria;

·      Entrega atrasada com boleto prestes a vencer;

Vou te contar como hoje, atuando na área de vendas, faço com que exista a sinergia e esses problemas sejam minimizados no dia a dia.

 Algumas ações que eu aplico e que reduzem consideravelmente os problemas que citei acima:

Relacionamento

 Não existirá sinergia se não houver uma conexão, empatia e diálogo entre os gestores. Se colocar no lugar do outro nas tomadas de decisão e trabalhar como um conjunto de engrenagem fará com que exista uma complementariedade e redução dos problemas no dia a dia.

Área de Atendimento

 Vendas e logística devem se apoiar na área de atendimento para redução dos problemas. Alinhamento no lead time, roteirização, distância média entre clientes, necessidade de hospedagem, modelo de cliente, distância do Centro de Distribuição, tipo de produto, formas de envio, tamanho da carteira para definição de mão de obra. Quando estes pontos estão definidos e alinhados é onde a sinergia começa a fluir.

Histórico de Clientes

 Quando as informações de clientes são compartilhadas entre as áreas, o resultado começa a acontecer. São esses dados que apoiam a operação para garantir o melhor atendimento ao cliente.

Avaliação do Cenário

 Existem clientes com inúmeras restrições para o recebimento de um produto e com isso área comercial precisa alinhar com a equipe de logística as restrições e necessidade para que a entrega seja efetivada, não perdendo os prazos ou gerando custos desnecessários com as novas tentativas de entrega. Este alinhamento permite uma organização interna para que o entregador saia preparado com a quantidade certa de atendimentos, visando não afetar outros clientes por um processo mais demorado e específico de algum parceiro.

Indicadores de Performance

 O controle da performance operacional e financeiro é fundamental, pois é o que dá visibilidade à empresa para direcionar seus esforços e entender se as ações estão gerando ou não o resultado esperado. Estes controles podem ser feitos através de dados de faturamento e efetivação de entregas, qual são gerados por sistemas de pedidos e prestação de contas. Os principais indicadores de performance de Logística são Eficiência de Entrega e Acuracidade de Inventário, já em vendas é o Faturamento e Distribuição.

Sazonalidade de Venda

 A sazonalidade é um dos fatores mais delicados entre as áreas, pois normalmente a última semana de venda é sempre maior, devido as metas e ações para fechar resultado, assim se faz necessário um planejamento com a evolução das semanas para que este aumento de pedidos seja absorvido pela equipe de entrega, com a preparação de carros e pessoas extras se necessário para atender a demanda.

Ferramentas de Suporte

 Existem muitas ferramentas que garantem a melhor eficiência e agilidade na compilação de dados e planejamento de atividades, como softwares para a área de vendas, otimizando rotas, reduzindo deslocamento, dando visibilidade para tomada de decisão e consequentemente redução de custos. Na área de Logística os programas de roteirização são essenciais, pois permitem a montagem das rotas e melhor deslocamento dos entregadores, perante a demanda de vendas, como também sistemas de gestão de estoque (WMS) para garantir maior eficiência na separação e controle de validade e quantidade armazenada. Importante pesquisar sobre as ferramentas existentes no mercado para ver a que melhor atende seu negócio e assim buscar empresas especializadas, pois este será um diferencial e potencializará os resultados e ganhos.

Todos esses pontos são fundamentais para reduzir os problemas do dia a dia, aumentar a sinergia e garantir o que é o mais importante para a organização. O maior nível de atendimento ao cliente e possível! *Bruno Fernandes: Supply Chain, Distribuição e Logística